こんにちは。
僕は外資系の会社に勤めています。
製造拠点が海外にあるので、海外の拠点にメールなんかでよく連絡します。
そういう会社で長年働いてきただろう上司や先輩でも時差を考えて海外に連絡している人が少ないなと思う出来事がありまして、どういうことか考えてみようと思います。
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日本と外国には時差があります。
時差が小さい国と連絡するのは楽だなと思います。
インドくらいの時差(3.5時間)なら、まだ気にならないレベルですね。
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ヨーロッパの拠点と連絡をするようになると、時差が気になり始めます。
僕の会社はドイツに工場があるので、ドイツとの時差で考えましょう。
ドイツと日本の時差は8時間(冬時間)です。
イメージでは、日本が夕方の15時くらいでドイツの人が会社に来るようなイメージ。
(欧米人は朝早い人が多いです)
ドイツだとまだ、僕らが起きているときに連絡が取りやすいので、救いがあります。
アメリカの東海岸にも拠点があるのですが、そことの時差は14時間(N.Y. 冬時間)です。
僕らが会社から帰って、のんびりしている頃にアメリカ人出社、みたいなイメージ。
このくらいは時差の基礎なので、みんな結構わかっている。
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ここから先、締め切りの設定方法は、ちと工夫が必要。
例えば、この記事を書いている翌日2月5日(日)の朝一に返答がほしい場合、アメリカにもドイツにも同じように書けばいいんだけれど、ちょっとだけコツがいります。
※記事は2月4日の夜に書いています。
・いつまでに、誰の時間で返答がほしいのか。
・何月何日何曜日なのか、きっちり書いてあげる。
住んでる地域によって時差があるのは、当たり前のことです。
で、締め切りを設定するとき、基準にするのは誰の時間なのかというのを明確にしなくてはいけません。
それと、間違える可能性を低くするために、何月何日の次に必ず曜日を入れます。曜日を書いて何月何日でもOKですけどね。
時差はみんな知ってるんだけれど、これができる人が思っているよりも少ないという話です。
海外に連絡するときは大体翌朝までに返信がほしいので、私はこのように書きます。
・Please reply to me by the end of your day Saturday (Feb. 4th) in your time.
細かい文法はいいとして、
いつ、誰の時間かというのは必ず明確にします。
このように書けば、いつまでに、誰の時間で返答がほしいのかはっきりするので、余計な混乱を避けることができます。
約束を守ってくれる人なら、時間までに何かしらの返信をくれると思います。
おまけですが、2/5というような書き方も控えたほうがいいです。
この表記方法は国際的に統一されているわけではなく、月/日の場合と日/月との表記が国によって違います。紛らわしいので、必ず、Jan. Feb. Mar. .......と書いてあげるようにしたほうが親切です。
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まぁ、こんな書き方を工夫しても、そもそも欧米人から締め切り通りに返事が来ることはほとんどないんですけどね。
